Règlement d'ordre intérieur
ASBL Moo Do Fighting
Approuvé par le conseil d'administration le 20 juillet 2018
Chapitre 1 : Dispositions générales
Article 1.
Le présent règlement d’ordre intérieur a pour but de compléter les statuts de l’ASBL Moo Do Fighting et d'en préciser certains aspects. Il est également appelé à régir la vie quotidienne de l’ASBL MDF. Il a été établi et adopté par le Conseil d'Administration lors de sa réunion en date du 20/07/2018. Il est accessible à l’ensemble des membres, au siège social de l'ASBL, ainsi que sur la page internet de l’association. Nul membre n’est censé l’ignorer.
Article 2.
Le conseil d’administration de l’ASBL ainsi que les membres effectifs et les membres adhérents (voir article 5.2) en ordre d’un point de vue administratif et financier, peuvent proposer des modifications à ce règlement. Toute proposition de modification doit être envoyée par lettre écrite ou mail au secrétaire ou au président.
Article 3.
Tous les cas litigieux non prévus au présent règlement seront tranchés par le Conseil d’Administration.
Chapitre 2 : Conseil d'administration – Assemblée Générale – Comité
Article 4.
Les modalités et compétences de l’assemblée générale (AG) et du conseil d'administration (CA) sont définies par les statuts de l’ASBL.
Article 5.
5.1 Conformément aux statuts de l'association, le conseil d’administration est composé au minimum d’un/e président/e, d’un/e secrétaire et d’un/e trésorier(e). Le/la Président/e dirige les travaux du CA, les réunions et les AG. C’est l’administrateur le plus âgé qui reprend les attributions du président en son absence.
Le/la/les secrétaire(s) :
- reçoit les inscriptions, tient à jour les fichiers des membres et de leurs informations personnelles
- reçoit la correspondance et y donne suite si nécessaire
- dresse le PV des réunions du CA et des AG
- assure le secrétariat de l’association
Le/la trésorière :
- est responsable de la gestion financière
- présente la situation financière au CA au moins 1 x l’an, avant l’AG annuelle ou en cas de demande du CA
5.2 L’élection des membres du CA a lieu tous les 4 ans, lors de l’AG ordinaire par vote secret à la majorité simple (la moitié plus une voix) des membres présents ou représentés. Les candidatures (uniquement membres effectifs et non membres adhérents) doivent parvenir par voie écrite (mail ou lettre) au secrétaire 15 jours avant l’AG ordinaire. Les membres sortants du CA sont rééligibles. Est membre adhérent toute personne qui participe aux activités de l’ASBL après avoir satisfait aux obligations d’admission définies par le CA. Est membre effectif, tout membre fondateur (dont la liste est donnée dans les statuts) et tout membre qui a fait une demande écrite auprès du CA et qui a été admis par ce dernier (art.9 statuts).
5.3 Seuls les membres effectifs ont droit de vote à l'Assemblée Générale.
Article 6.
6.1 Le CA se réunit sur convocation du Président et/ou du secrétaire, lequel/lesquels est/sont tenu(s) de le faire :
- au moins 1X fois l’an avant l’Assemblée Générale.
- à la demande d’au moins la moitié des membres du CA.
- le cas échéant, le CA peut prendre des décisions par voie électronique. Ces décisions sont actées dans un PV.
6.2 Une assemblée générale ordinaire est convoquée par le CA au moins une fois par année civile dans le courant du 1er semestre. L'AG doit se réunir extraordinairement lorsqu'un cinquième au moins des membres effectifs en fait la demande écrite au président ou secrétaire.
Chapitre 3 : Organisation de l’association
Article 7.
7.1 Plusieurs clubs peuvent être créés au sein de l’ASBL. Chaque club sera géré par un ou plusieurs instructeur(s) qui sera(seront) agréé(s) annuellement par le CA. Ces instructeurs doivent être détenteur de leur diplôme officiel décerné par le Comité Technique et Administratif de l'ASBL MDF.
7.2 Les instructeurs gèrent leur club en respectant et en faisant respecter les statuts, le ROI et les valeurs de l’association.
Ces instructeurs sont responsables de la gestion et des activités de leur club et représentent celui-ci. Ils s’assurent que chaque membre de leur club reçoit les informations nécessaires. Ils font respecter les modalités d’inscription des membres de leur club. Ils signalent au CA tout problème. Ils pourront être reconduits dans leur fonction, sans autre mesure, par le CA, lors de cette réunion annuelle.
7.3. En cas de demande de démission d'un instructeur, celui-ci devra adresser un courrier ou un mail au secrétaire ou au Président.
7.4. Si l'instructeur en question est le seul responsable du club, le CA devra alors se réunir dans un délai d’un mois de la demande afin d'élire un remplaçant. Le CA désignera alors le nouvel instructeur, si possible sur base de volontariat. Si aucun volontaire ne se présente, le CA pourra désigner provisoirement un remplaçant, dans le staff, en fonction des compétences requises pour le poste ou pourra décider de la dissolution du club concerné. Si l'instructeur démissionnaire n’est pas seul responsable de son club et que celui-ci peut donc continuer à être géré, le CA rendra son avis dans les 8 jours par le biais de son Président ou secrétaire, par courrier ou mail.
7.5. Le CA peut convoquer les représentants de club lorsqu’il le juge nécessaire pour quelque motif que ce soit. La convocation doit être écrite (courrier ou mail), doit mentionner le motif et doit être adressée au(x) délégué(s) concerné(s) au moins huit jours calendrier avant la date de la convocation.
Article 8.
Lorsqu'il est constaté des manquements importants dans la gestion d'un club par son instructeur, pouvant nuire à son bon fonctionnement ou par le comportement inadéquat d'un instructeur qui ne remplirait plus son rôle consciencieusement, décrierait/critiquerait l'association et/ou ses administrateurs, porterait préjudice ou nuirait à l'association de quelque manière que ce soit, l'instructeur en question peut être proposé à l'exclusion par le CA conformément aux articles repris à la section 2 du titre II des statuts.
Article 9.
Si un club ne comporte plus suffisamment de membres que pour assurer son bon fonctionnement ou qu’il ne répond plus aux valeurs de l’association, le CA peut décider de sa dissolution ou de sa suspension temporaire.
Chapitre 4 : Les membres
Article 10.
10.1. Les membres acceptent les statuts de l’association, son ROI et s’engagent à les respecter. En cas d’infraction, le CA pourra prendre des mesures d’exclusion prescrites aux statuts de l'ASBL et/ou dans ce règlement.
10.2. Les membres satisferont aux modalités d'inscription exigées par l'ASBL MDF et s'acquitteront de leur cotisation.
10.3. Les membres s’engagent, dans les délais les plus brefs, à communiquer tout changement dans leurs données personnelles qui avaient été communiquées lors de leur inscription.
10.4. Lors de l’inscription, le membre déclare être en bonne condition physique et ne pas avoir de contre-indication à la pratique du sport concerné par son club.
10.5. Les membres âgés de moins de 18 ans doivent fournir une autorisation parentale. Le paiement de la cotisation par les parents, vaut autorisation tacite.
10.6. Durant la pratique des activités de l’association, les membres adoptent un esprit sportif et un comportement éthique, citoyen, solidaire, respectueux d’autrui, de leurs valeurs (politique/religieuse…) et des biens.
10.7. Le membre qui a une suggestion ou critique quant à la structure, la gestion ou le fonctionnement de l‘ASBL peut en faire part par écrit au président et/ou au secrétaire. Le cas échéant, le point sera porté au jugement du CA.
Chapitre 5 : Les cotisations
Article 11.
11.1. Tous les membres sont tenus de payer une cotisation fixée par le CA. Exception faite pour les membres ayant des postes à responsabilité au CA (président, secrétaire(s), trésorier), des membres du CA ou membres effectifs qui ne participent pas aux activités, les membres qui dispensent les cours et/ou encadrent les activités en tant qu’encadrant titulaire, les instructeurs des clubs, ou pour tout autre cas d’exception décidé par le conseil d’administration.
11.2. Le montant de la cotisation peut évoluer de saison en saison en fonction des nécessités de l'ASBL.
11.3. En dehors des exceptions prévues à l’article 12.1, seuls les membres en ordre de cotisation peuvent participer aux activités. Ne sont pas concernés : (1) une personne envisageant de s’inscrire peut participer à une activité gratuitement avant de se mettre en ordre d’inscription et de payement ; (2) lors d’invitations ponctuelles de personnes extérieures a l'ASBL MDF. Elles seront le fait et sous la responsabilité de(des) instructeur(s) du club et doivent respecter les conditions posées par les contrats d’assurances.
11.4. Le membre qui n’est pas/plus en ordre de cotisation est considéré démissionnaire. Le délai imposé pour se mettre en ordre est de 15 jours.
11.5. En cas d’arrêt de l’activité au cours de l’année, aucun remboursement (total ou partiel) de cotisation ne sera effectué.
Chapitre 6 : Assurance
Article 12.
L’ASBL contractera une assurance couvrant l’ensemble des clubs.
Les membres doivent contracter une assurance fédérale via l’ASBL MDF, renouvelable annuellement. Ils se tiendrons informés du contrat d’assurance sur le site Fédéral respectif.
Article 13.
Tout accident, chute, blessure ou autre incident intervenu dans le cadre des activités doit être déclaré rapidement au responsable du club et au secrétariat de l'ASBL. Le formulaire de déclaration d'assurance doit être transmis au plus tard dans les 8 jours à la compagnie d'assurance.
Chapitre 7 : divers
Article 14.
L’ASBL décline toute responsabilité pour les vols et détériorations qui surviendraient aux biens personnels. Il appartient à chacun de prendre les précautions utiles concernant ses biens propres.
Article 15.
Droit à l’image : sauf refus écrit, les membres acceptent d’être photographiés, filmés dans le cadre des activités de l'association. Ces images peuvent être reprises sur les sites éventuels/groupes Facebook éventuels de l'ASBL et diffusées à titre promotionnel pour mettre en valeur l'association de manière générale ou un événement organisé par l’association.